[公文标题太长怎么排版]公文标题排版 公文排版格式

来源:报考指南 发布时间:2018-08-23 点击:

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  标题是公文的重要组成部分,是一则公文的眼睛,也是一个单位的窗口,那么公文应该怎么排版比较好呢?以下是由小编整理关于公文标题排版的内容,希望大家喜欢!

  公文标题排版

  保密等级:“绝密”“机密”“秘密”标注后,加“★”,必要时加期限(如机密★5年),3号或4号黑体。

  紧急程度:“急”或“特急”,在保密等级下一行,字号字体同保密等级。

  发文字号:位于文头下方,居中;如有签发人,居左,两者排一行,3号或4号仿宋字。

  签发人:发文字号右侧,空一格,字号字体同发文字号。

  标题:标题由作事、事由、文种组成(可省),字数一般不超过50字;除出现法规、规章的标题外,不用书名号;具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形,公文如经会议讨论通过或批准的,应加题注,即用圆括号居中。

  附件:附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上,排出附件号。

  注释:注释排在日期下方,用4号或小4号仿宋体。

  常用公文排版格式

  1、标点符号用中文格式(、,:;。?!《》),不用英文格式(,:;.?!<>)。

  (1)顿号、逗号、冒号、分号、句号、问好、感叹号等占一个字的位置,居左偏下,且不出现在一行之首;

  (2)引号、括号、破折号、书名号、省略号占两个字的位置,引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末,后一半不出现在一行之首,破折号和省略号中间不能断开;

  (3)直接引用时,用双引号,在引号里面再引用时,外面的引号用双引号,里面的引号用单引号。

  2、只有在引用书名、篇名、报纸名、刊物名等时,才用书名号标示,引用活动名称、专项行动名称、专利技术名称等不用书名号。书名号里面再引用时,外面的用双书名号,里面的用单书名号。

  3、连接号主要有四种形式,分别为长横“——”、一字线“—”、半字线“-”和浪纹“~”。

  (1)长横“——”的输入法与破折号相同。根据1995年《标点符号的用法》规定,长横“——”一般只在表示火车等客运车辆运营区间时使用(也可以用一字线)。如:“南京——上海”直达列车。

  (2)一字线“—”主要用于连接汉字,主要适用情况有;连接两个相关名词构成一个意义单位(也可以用半字线);连接相关的地点、时间表示走向或起止(前者也可以用长横,但不可以用半字线);连接相关的汉字或外文和阿拉伯数字表示产品型号;标准代号必须用一字线。

  (3)半字线“-”多用于连接英文、数字,也可用于连接汉字。在时间表述中,用于连接“年-月-日”。

  (4)浪纹“~”用全角,仅用于连接阿拉伯数字书写的数值,表示数值范围或量值的波动变化幅度。如,今天的气温有8~15℃。

  4、阿拉伯数字和英文字母用半角(1234 abcd ABCD),不用全角(1234 abcd ABCD)。

  5、标题中间的空格用半角空格,不用全角空格。

  公文标题写作的美学要求

  1、结构的严谨之美

  公文标题要求结构完整、功能齐全、符合语法规范,既不能“缺胳膊少腿”,也不能“随意组装”、变换位置。

  关于公文标题的结构,2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》(以下简称“《条例》”)作了明确规定:公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”,要求三要素必备,不得随意省略, 以标明由谁发文、为什么发文和用什么文种发文。严格来讲,除了这三个实词性元素,还包括两个虚词性元素, 即发文机关名称和事由之间的介词“关于”、事由和文种之间的助词“的”。一般而言,这五个元素的顺序不能调换,要严格按照“发文机关名称+关于+事由+的+文种”的总体结构和规范格式进行排布。

  如《××集团有限公司免征城镇土地使用税的请示》,缺省介词“关于”,应改为《××集团有限公司关于要求免征城镇土地使用税的请示》;

  又如《关于××集团有限公司推行全员健身活动的通知》,其中的“××集团有限公司”为发文机关,不能挪位至介词“关于”之后,应改为《××集团有限公司关于推行全员健身活动的通知》;

  再如《××集团有限公司表彰决定》,尽管标题三要素齐全,但要素之间缺少必要的虚词,而且对事由未作具体说明,即不宜笼统地用“表彰”二字概括,应改为《××集团有限公司关于表彰××××的决定》。

  2、标题语言的简约之美

  公文标题的简约美主要表现为标题语言的简明扼要。

  一方面,要尽量使用简单好记、通俗易懂的词语,方便阅文者记忆或转述,切忌冗长拖沓、晦涩难懂。一般来讲,公文标题以不超过三行为宜,如果字数确实过多,可以根据文件的主要内容、关键词语等作归纳概括和合理简化。

  例如,《××集团有限公司关于印发××同志在公司首届二次职工代表大会上的工作报告及关于公司首届二次职工代表大会的决议和关于加强司务公开工作的意见的通知》,这则标题包含三个被印发文件的标题,看起来相当繁冗复杂,对此可将被印发文件统称为“公司首届二次职工代表大会三个文件”,将通知标题瘦身为《××集团有限公司关于印发公司首届二次职工代表大会三个文件的通知》,如此则容易记住,也便于传达。

  另一方面,应力求语义简洁明确,避免重复啰唆,让阅文者一看便知公文主旨和行文目的,起到准确、有效地指导公务活动的作用。叙述事由时要用精练浓缩的文字高度概括正文主题,避免事由中的动词与文种在文字和词义上重叠,同时应注意词语的搭配得当,避免出现歧义和语病。

  例如《××公司关于请求××集团有限公司拨付专项经费用于家属区改造的请示》,事由显得比较啰唆。其一,“××集团有限公司”作为“××公司”的上级单位,系该文件的主送机关,可不必在标题中赘述;其二,“关于请求……的请示”语义重复,过于“客气”;其三,类似“拨付专项经费用于家属区改造”这样的短语,用动宾词组表述成“拨付家属区改造专项经费”显得更为简练。综合来看,这则标题若修改为《××公司关于要求拨付家属区改造专项经费的请示》, 则既礼貌得体, 又干净利落,体现出简约之美。

  此外,多层转发的公文,标题中的事由概述更应简明扼要。

  比如某集团公司转发省住房和城乡建设厅转发的通知,其标题如下:《××集团有限公司关于转发××省住房和城乡建设厅关于转发国家住房和城乡建设部关于进一步加强和完善建筑劳务管理工作的指导意见的通知的通知》。标题中出现多个介词“关于”、多个助词“的”、多个文种名称“通知”以及两级住房和城乡建设部门名称,显得十分臃肿,使阅文者不知所云。此标题可精简修改为:《××集团有限公司关于转发国家住房和城乡建设部关于进一步加强和完善建筑劳务管理工作的指导意见的通知》。

  3、标题表述的精准之美

  这里的“精准之美”,其一是指事由表述精准。公文标题中的事由应与正文内容高度相符、契合, 通过准确提炼全面、清楚地反映公文主旨,避免出现事由概括不准、表意不清而引起歧义、误解等问题。要使阅文者通过标题即可了解发文机关的行文目的、公文的基本精神和中心内容, 从而提高公文阅读和流转的效率。

  例如《××大学关于土地问题的请示》这则标题,表意含糊,让人无法从字面上获取关键信息。是想申请划拨用地,还是转让现有土地?是解决校舍用地面积不足问题,还是协调土地权属纠纷问题?阅文者只有通读文件后才能得知发文机关的请示事项。

  其二是指文种选用精准。《条例》规定的公文种类为15 种, 不可随意生造文种或叠加文种名称。文种可以表明发文单位与收文单位的关系,也能反映出行文的基本意图。根据行文目的选用文种,是拟制公文应当遵循的基本原则。公文文种的适用范围非常明确,文种的选用也非常严格。文种使用不准确会降低公文的质量和效用,影响收文单位的感受以及收文办理情况,这将直接关系文中所反映的问题能否顺利解决,行文目的能否实现。

  比如表彰和嘉奖先进可选用“令”“决定”“通报”等文种,但三者在行文单位层级、表彰规格、适用范围、行文目的和侧重点、行文格式及发布形式、法定效力等方面有所不同; 又比如请求办理事项,隶属机关之间用“请示”,不相隶属机关之间则用请求批准性“函”。因此,要深刻认识各文种的特点和彼此的联系与区别,切不可把行文方向弄错,把行文关系搞乱,否则会贻误工作,影响形象。

  4、标题外观的形式之美

  公文标题要讲究外观形式的规范之美。1999 年版的《国家行政机关公文格式》规定,公文标题的位置在“红色反线下空2 行,用2号小标宋体字, 可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整, 排列对称, 间距恰当”;2012 年版的《党政机关公文格式》进一步提出,“回行时, 要做到词意完整, 排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形”。

  从规定可见, 公文标题排版的形式之美主要体现在其所处位置、语句断行和整体排布形状上。

  当公文标题字数不多,可一行排完时,居中排布即可。当标题字数偏多,需要分行排列时,则要把握好排布原则,即分行时有讲究,既不要把各行上下对齐排成等长, 也不要使行与行之间字数相差悬殊。分两行时,可排成“上短下长式”或“下短上长式”;分三行时,可排成从上往下递减的倒梯形,或从上往下递增的正梯形,也可排成上下短、中间长的菱形,不要排成上下长、中间短的沙漏形。需要特别注意的是,回行时不能将词或词组以及人名、地名、单位名称等专用名词拆开,要保证它们的完整性,这是保持标题美观、庄重的一个重要方面。

  毋庸置疑, 一则从内容到形式都充满美感的标题,能为公文的整体质量添色不少,能引起公文办理者、审核阅批者的重视和好感,从而使公文得到有效传达和快速办理, 提升公文处理效率和单位形象。广大文秘工作者要从把好公文标题写作关入手,着力培养认识美、体验美、欣赏美和创造美的能力, 共同提升公文处理工作水平。

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