在access中|利用Access实现成人高等教育毕业生总成绩单报表的打印设计与实现

　　摘 要 数据库的产生距今已经有60多年的历史，目前已经被广泛应用在各个领域，Access是Office办公集成套装软件中的一个组件，是一个关系型的数据库系统，它使用模块化的设计，不需要复杂的编程就可以实现数据的查询、管理以及报表的打印等功能。文章通过使用Excel向Access数据表导入功能，以及Access中的报表窗体设计，来解决成人高等教育毕业生总成绩单的打印问题。
　　关键词 数据库；报表设计；成人高等教育；成绩
　　中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2018）211-0106-02
　　我国的成人高等教育已经有了近70年的发展，为我国的经济建设培养了大批的专门人才。目前，我国大多数高校都举办有成人高等教育，开展成人高等教育的高校每年的招生规模也普遍在千人左右(转载于 :wwW.BjyLd.com 月亮岛 教育网: 在access中|利用Access实现成人高等教育毕业生总成绩单报表的打印设计与实现)。随着河南省成人高等教育试点评估工作的推进，我省高校在信息技术条件下开展成人高等教育的招生和录取规模还将逐渐扩大。
　　通常情况下，开展成人高等教育的高校普遍开设有十几个专业，每个专业所开设的课程也在20门左右。而成人高等教育的教学模式具有其特殊性――学员大都分布在各个地市、专业也相对分散。在这种情况下，假如再按照传统的手工的方式进行学生总成绩单的打印，不但工作量大，错误率也不可避免。如何减轻毕业生成绩单打印的工作量，避免人工汇总成绩的时候可能出现的错误，是我们面对的最大的问题。
　　1 单科成绩录入的设计思想与管理
　　1.1 考试与成绩管理模式
　　普通高等教育和成人高等教育在教学模式上最大的区别是普通高等教育的学生是全日制在校学习，而成人高等教育则是边工作边学习的半工半读的学习形式。被成人高等教育正式录入的学生，学校会为其编排一个唯一的学号、并根据报名情况划分到各个所属的教学点（函授站），因此，这种特殊的学习形式和管理模式决定了成人高等教育的学员大都分布在各个地市，以教学点（函授站）为单位进行集中的教务教学管理。但总体的教学依然归学校进行统一安排。按照教学计划，学校每年会安排两次课程结业考试，由学校统一命题、统一印制，各教学点（函授站）按照学校规定的统一时间进行集中考试，考试完成后，再按照规定的时间将试卷返回学校，由学校统一进行评阅并进行成绩的发布。
　　1.2 成绩的设计思想与上报
　　成人高等教育的学员大都是在职从业人员，往往较为分散，在部分教学点（函授站）中甚至可能出现一个专业只有一个学员报考的情况。因此，在进行成绩库设计时，要充分考虑以下两个问题。
　　1.2.1 各个专业开设的课程数量不同
　　成人高等教育所开设的专业都是根据社会经济建设的需要，面向在职从业人员开设的，专业性质的不用，也就决定了各专业的课程数量不可能“相同(转载于 :wwW.bjylD.com 月 亮岛教育网: 在access中|利用Access实现成人高等教育毕业生总成绩单报表的打印设计与实现)。
　　1.2.2 教学与考试以课程为中心
　　根据专业的课程开设情况，同一门课程可能由不同的专业的学员同时进行学习，考试也使用相同的试卷，试卷统一由该课程的主讲教师对试卷进行评阅，因此，对于成人高等教育而言，不论是教学还是考试，均是以课程为中心。
　　因此，我们在汇总课程考试的总成绩库时，要充分考虑以上两个问题。假如以“学号+姓名+教学点（函授站）名称+课程1+课程2+……”的字段形式，将很难实现对以课程为中心的成绩管理，也会因为专业的课程设置数量不同，而导致无法使用相同的报表模板进行总成绩单的打印，因此，就需要采用学号（xh）+姓名（xm）+教学点（jxd）+专业（zy）+课程（kc）+成绩（cj）的字段方式，将某门课程的成绩进行逐行排序。当教师完成了对所负责课程的试卷评阅，以Excel电子表格的形式进行单科成绩的上报，如图1所示。
　　2 打印报表的设计与实现
　　2.1 Access的报表窗体
　　Access的报表是数据库的一个对象，是专门为实现打印功能而设计的特殊窗体，因此，也允许添加控件。
　　在报表中，可以对数据进行分组与排序，并以分组的形式进行数据显示。通过报表对象，可以实现对数据库中的各种表、数据查询，进行数据的分组、整理与汇总。
　　还可以根据报表中的数据设计规则，分别进行报表进行页面设置与打印的选项设计，最终将报表中的数据打印出来，通过报表，可以用来展示数据的分析结果。
　　2.2 总成绩单的报表设计思路
　　在成人高等教育中，学生在毕业时需要填写资格审查表，在资格审查表中则需要附加学生的总成绩单，本文则主要探讨如何通过Access的报表进行排版进行总成绩单的设置，并确保成绩单打印的规格相互一致。
　　2.2.1 Excel的成绩汇总
　　当成人高等教育学员通过了全部课程考试，就可以对成绩进行汇总，根据之前提出的成绩库的设计思想，需要按照统一的字段格式，将所有的单科的课程成绩汇总在一起，需要注意的是，汇总后的总成绩库的数据行数可能会超过65 536行，如果使Excel2003之前的版本将无法满足汇总后成绩库中数据量大的需求。
　　因此，在这里推荐使用Excel2007以上的版本，因为其规定的最大总行数达到了1 048 576行，完全可以满足总成绩库的需要。
　　2.2.2 成�表的导入
　　创建一个Access2007数据库，并通过“导入数据表向导”，进行Excel的总成绩库的导入，在导入时要选中“第一行包含列标题”，把Excel表中的第一行设置成为数据表的字段，并且设置“让Access添加主键”，为数据表设置一个自动编号，将数据表以“cjb”的名称命名，完成Excel表向Access中的导入。
　　2.2.3 报表的创建与数据关联 　　打开Access2007，通过创建菜单中的报表设计按钮，创建一个报表窗体。设计报表的目的就是将学生的总成绩单以分组的形式显示在报表中合适的位置并打印出来。
　　因此，要进行报表的数据源定位。操作方法是在属性表的数据选项卡中，将“所选内容的类型”定义为“报表”，在�录源中将数据定义为“cjb”，来完成报表和总成绩单数据表之间的数据关联，保证在报表中可以显示“cjb”表字段下的数据。
　　2.2.4 报表的设计
　　在报表窗体中，分为“页面页眉”“主体”和“页面页脚”3个部分。其中“主体”是报表中的数据核心。通过“添加现有字段”功能，将数据表中的xh（学号）、xm（姓名）、jxd（教学点）、zy（专业）kc（课程）和cj（成绩）字段按照成绩单的打印格式拖动到“主体”部分的相关位置，添加并按照需要将标签进行编辑或者删除，来完成报表的第一步设计。
　　由于我们需要出每个学员的所有成绩，因此需要用到报表中的分组和排序功能，目的是将同一个学员下的所有成绩在一张报表上显示出来，从而实现总成绩单的打印。
　　在总成绩单数据库中，考虑到有重名现象的可能，而学号则是唯一的，因此，在设计时，必须以“xh”字段来定义，从而实现学生总成绩单准确的分类汇总。
　　点击分类和排序功能，报表下会出现“添加组”和“添加排序”按钮，点击“添加组”按钮，并在分组、排序和汇总窗口中将分组形式定位为“xh”，点击鼠标右键设置报表窗体中“显示页面页眉/页脚”并分别将“xh”“xm”“zy”和“jxd”字段拖动到“xh页眉”中，并按照成绩单的设计对字段进行排版。最后通过在“xh页脚”部分中添加分页符控件将分组进行强制分页，实现一个学生的总成绩单在一张报表上显示并打印。
　　3 结论
　　通过Access来设计成人高等教育专用的总成绩打印报表，成人高等教育的成绩管理专员不需要再进行成绩的手动汇总，不但有效提高了成绩单打印汇总的效率，同时也避免了在人工录入总成绩单时可能造成的错误，设置统一的字段格式，相当于制作了一个用于成绩库打印的专用报表模板，对于今后的毕业生总成绩单的打印，也只需要重新对数据源中的表进行关联即可。
　　参考文献
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